|
AYLIK TAHAKKUK İŞLEMLERİ BÖLÜMÜ PDKS Aktarma Bu ekranın amacı, şirketlerin varsa kendi Çalışan Devam Kontrol Sistemlerinden ( Mikado, Barkodes... ) belli bir TXT dosya yapısındaki hazırlanan aylık puantaj bilgilerinin ( çalışanın ay içindeki çalıştığı, çalışmadığı günler,saatler ve fazla mesai detayları ) her ay maaş tahakkukları yapılmadan önce sisteme toplu olarak yüklenmesidir. ( entegrasyon ) Sisteme yüklenen bilgilerde hata varsa sistem kullanıcıyı uyarır ve hatalı olan kayıtların listesini sebepleriyle birlikte gösterir. Yüklenen bilgileri aynı parametrelerle geri almanız mümkündür. İstediğiniz kadar işyerine yükleme yapabilirsiniz. Buradan yüklenen bilgileri "Gün / Saat ve Fazla Mesai" ekranından sicil bazında izlemeniz veya düzeltmeniz mümkündür. Örnek dosya ve desen bilgileri ; PDKS_Aktarim_Sablonu_Tip1.doc PDKS_Aktarim_Sablonu_Tip2.doc PDKS_Aktarim_Sablonu_Tip3.doc PDKS_Aktarim_Sablonu_Tip4.doc dosyalarından biri olarak tercih edilebilir. Bir PDKS programı bulunmayan firmalar puantaj bilgilerini çok rahat HR-Web içerisinde hem toplu olarak hem de sicil sicil "Gün / Saat ve Fazla Mesai" ekranından oluşturabilirler. Gün/Saat ve Fazla Mesai Bu ekranın amacı, tahakkuklar yapılmadan önce çalışan çalışanın çalışma bilgileri yani gün, saat ve fazla mesai bilgilerinin ( puantaj ) düzenlenebilmesidir. Ekrana girildiğinde önümüze ilk olarak parametre ekranı açılır. Bu parametre ekranının amacı üzerinde işlem yapılacak işyerini, çalışanı, ilgili yılı ve ayı belirlemektir. Bu bilgiler girilip "Kayıt Ara" ( dürbün butonu ) basılırsa sistem istediğiniz parametreler doğrultusunda işlem yapacağınız çalışanın kayıtlarını listeler. Üzerinde işlem yapmak istediğiniz çalışanı seçmenin diğer bir yolu da ekran üzerinde yer alan 'Detaylı Arama' butonudur. Bu butona bastığınızda önünüze bir parametre ekranı gelir buradan gireceğiniz bilgiler doğrultusunda işlem yapacağınız çalışanın kayıtları listelenir. Liste ekranı üzerinde güncelleme, iptal ve görüntüleme işlemleri yapabilirsiniz. -Liste ekranı üzerinde istediğiniz kaydı seçip sol tarafta bulunan butonlar yardımıyla kayıt bazında işlem yapmak mümkündür. -İstendiği takdirde aynı anda birden fazla çalışan veya tüm çalışana işlem yapmak mümkündür. -Çalışanın gün, saat ve fazla mesai kayıtları oluşturulduktan sonra eğer liste ekranda kayıtların sol tarafında hiç bir buton yoksa bu çalışana puantaj kaydı daha önce oluşturulmamıştır. -Liste ekranı sonunda toplam çalışan sayısını görmek mümkündür. -Liste ekranında eğer çalışanın tahakkuku yapıldı ise o aya ait bordro zarfını da görmek mümkündür. -İstenildiği takdirde çalışana bir önceki ayın puantaj bilgilerini (gün saat, fazla mesai, ek kazanç, özel kesinti) yüklemek mümkündür. -'Detaylı Arama' butonu ile eksik günü olanları tespit edip bunlara eksik gün girmek mümkündür. -Tahakkuku çekilen bir çalışanın puantajı üzerinde işlem yapılamaz. Bu nedenle güncelleme ve silme butonları bu tip kayıtlarda yer almaz. -Puantaj detay ekranındaki alanların yanında kırmızı yıldız işareti olan satırlara herhangi bir değer girildiğinde para verilecek anlamındadır. (İstisna olarak İstirahat alanına girilen değerin karşılığında bir tutar hesaplaması yapılıp yapılmaması Organizasyon Yönetimi -> İşyeri Bigileri -> İşyeri Tahakkuk Bilgileri ekranındaki "İstirahat Ücret Yüzdesi(K.Dışı)" ve "İstirahat Ücret Yüzdesi(K.İçi)" alanlarına bir değer yazılması ile mümkündür. 100 yazılması tutar hesaplanacağı, 0 yazılması hesaplanmıyacağı anlamındadır) Diğer alanlar bilgi ve raporlama amaçlıdır. -Sigorta günü ve vergi günü alanlarına değer girildiği zaman sistem puantaj toplamından elde edilen vergi gününü ve sigorta gününü dikkate almayıp bu alanlara yazılan değerleri esas alacaktır. Puantaj Transferi Bu ekranın amacı, Haftalık Vardiya Takibi ve İzin İşlemlerinden oluşan bilgilerin Gün/Saat ve Fazla Mesai Bilgileri ekranında transfer edilmesidir. Haftalık Vardiya Takibi : HR-Web ve HR-Web Portal, vardiya ekranlarından girilen günlük değerler, bu ekran ile topluca tahakkuk tablolarına transfer edilebilir. İzin İşlemleri : HR-Web ve HR-Web Portal, izin ekranlarında oluşturulan izin bilgileri, bu ekran ile topluca tahakkuk tablolarına transfer edilebilir. Bu ekranda her bir vardiya/izin kaleminin "Gün/Saat ve Fazla Mesai" ekranındaki kalem karşılığı seçilerek. İlgili vardiya yada izin kaleminin hangi puantaj kalemine karşılık geleceği (atılacağı) belirlenebilir. Ek Kazanç ve Özel Kesinti Bu ekranın amacı, tahakkuklar yapılmadan önce çalışan çalışanın ek kazanç, özel kesinti, sabit ek kazanç, sabit özel kesinti bilgilerinin düzenlenebilmesidir. Ekrana girildiğinde gelen liste daha önce "Gün / Saat ve Fazla Mesai" kayıtları oluşturulan çalışanın listesidir. Bu ekrana kayıt girebilmek için öncelikle sıfırlı dahi olsa çalışanın o tahakkukta bir Gün / Saat ve Fazla Mesai kaydı olmalıdır. -Liste ekranı üzerinde istediğiniz kaydı seçip sol tarafta bulunan butonlar yardımıyla kayıt bazında işlem yapmak mümkündür. -Toplu işlem vasıtasıyla seçilen çalışana sadece bir kazanç veya kesinti (seçim yapılacak işleme bağlı) bazında ayrı ayrı tutar yüklemek mümkündür. -Toplu giriş vasıtasıyla seçilen çalışana istediğiniz kazanç veya kesintileri (seçim yapılacak işleme bağlı) ya sabit bir tutar, ya yüzde yada çalışanın temel ücreti veya ücretin belirli yüzdesini yüklemek mümkündür. -Liste ekranı sonunda toplam çalışan sayısını görmek mümkündür. -Liste ekranı üzerinde bir çalışana ait o ayın puantaj bilgilerinin tamamını görmek mümkündür. -Tahakkuku çekilen bir çalışanın kazanç ve kesinti kaydı üzerinde işlem yapılamaz. Bu nedenle silme butonu bu tip kayıtlarda yer almaz. -Sabit ek kazanç ve sabit özel kesinti çalışanlara bir defaya mahsus yüklemek amacıyla kullanılır. Her ay yükleme yapılamaz. Bu iki seçenek sabit, düzenli olarak devam eden gelir yada kesinti tanımları için kullanılabilir. Önemli Not : Çoklu işyeri seçimiyle yükleme yaparken, eğer işyeri bazında kazançlar farklı ise, bu işlemi işyeri bazında yapmak gerekmektedir. Veri girişi ekranında : -Kod : İlgili ek kazancın, kesintinin sistemde tanımlı olan hesap formülasyon kodudur. -Kazanç / Kesinti Adı : İlgili ek kazancın, kesintinin sistemde tanımlı olan hesap formülasyon adıdır. Bordro zarfında gözüken açıklamadır. -Değer : İlgili ek kazancın, kesintinin tutarıdır. Hesap formülasyon ekranında bu alana girilen değerin nasıl çalışacağı belirtilir. Örneğin birçok değer tutarın kendisi iken, bazı formüller saat, gün gibi anlamlara gelebilir. -Ücret : İlgili ek kazancın, kesintinin tutarı belli ise 'Değer' hanesine yazılırken, ilgili tutar çalışanın ücreti ile orantılı ise buradaki 'Ücret' bayrağı işaretlendiğinde bir ücreti anlamına gelir. (Yüzde alanı 0 ise dahi) -Yüzde : 'Ücret' bayrağı işaretlendikten sonra ücretin belli bir yüzdesi verilecek ise kullanılır. Örneğin 0 olması ücretin kendisi, 100 olması ücretin kendisi, 50 olması ücretin yüzde ellisi, 10 olması ücretin yüzde onu... anlamındadır. -Verilecek Para Birimi : İlgili ek kazancın, kesintinin para birimini, döviz kodunu belirler. Hiçbirşey seçilmemesi TL anlamındadır. -Muafiyet : İlgili ek kazancın, kesintinin vergi muafiyeti anlamındadır. -Hakediş Başlangıç Tarihi, Hakediş Bitiş Tarihi, Kıst Gün : İlgili ek kazancın, kesintinin tutarı çalışanın belli bir gün arasındaki çalışma günlerine bağlı olarak hesaplanacak ise kullanılan alanlardır. Formül olarak Değer'de yazan tutarı, Kıst Gün'deki değere böler ve sonucu Hakediş Başlangıç Tarihi ile Hakediş Bitiş Tarihi arasındaki gün sayısı ile çarparak sonuç 'Değer' alanını oluşturur. Örnek : Değer alanına 1000 yazıldığını tarih alanlarına 01.01.2009 ve 31.03.2009 ve Kıst Gün alanına 90 yazdığımızı düşünürsek, program çalışanın çalışma günleri bu dönemde tam ise sonuç değer olarak 1000 üretir. Çalışan 50 gün çalışmış olsa; (1000/90)*50 ile çalışana 50 gün karşılığı tutar verilmiş olur. 47 nolu Şirket Parametresi bu konuda incelenmelidir. Ek Kazanç Kıstgün uygulamalarında;Değer E ise; çalışanın çalıştığı gün sayısını sigorta günlerine bakarak elde eder. Bu işlem sırasında, tahakkuku hesaplanan aylarda tahakkukta hesaplanan sigorta günü sayısı, tahakkukuku hesaplanmayan aylarda ise puantaj girişi sırasında girilen sigorta gün sayısı baz alınır. Sicilin puantaj kaydı dahi bulunmayan aylarda ise 1 aylık değeri varsayılan 30 gün olarak kabul edilmektedir.Değer H ise; sadece işe giriş, çıkış tarihleri dikkate alınmaktadır. Standart değeri H (Hayır) şeklindedir. Taksitli Kesinti Bilgileri Bu ekranın amacı, çalışan çalışanın taksitli kesinti bilgilerinin düzenlenmesidir. Taksitli kesintileri diğer özel kesintilerden ayıran tek nokta taksitli kesintinin bir plan dahilinde önceden belli aylar ve yıllara yayılarak girilebilmesidir. Bu şekilde kullanıcılar belli bir döneme yayılan kesintileri önceden sisteme girerek daha sonra hatırlama, işlem yapma zahmetinden kurtulurlar. -Liste ekranı üzerinde istediğiniz kayıtı seçip sol tarafta bulunan butonlar yardımıyla taksitli kesinti bazında işlem yapmak mümkündür. _Liste ekran üzerinde bir çalışana ait o ayın puantaj bilgilerinin tamamını görmek mümkündür. -İstenilen taksitli kesintiyi başka bir çalışan üzerine kopyalamak mümkündür. -Taksitli kesintiler istenildiği gibi yıl ve ay bazında tanımlanabildiği gibi dağılım sayısı ve tutar yazılarak da otomatik dağıtım işlemi yapılabilir. Dağılım esnasında kalan küsuratlar daima son aya yansıtılır. Ekranın alt bölümündeki "Bu Kesinti Bittiğinde E-mail Gönderilsin" seçeneği işaretlenir ise; ilgili taksitli kesinti bittiğinde 23 nolu E-mail'in gereği yapılacaktır. Bu şekilde örneğin çalışana taksitli kesintisinin bittiği bilgisi, E-mail ile verilebilir. İcra Kesintisi Bu ekranın amacı, çalışan çalışanın İcra Kesintisi adı altındaki (mahkeme kararı ile çıkan) kesintilerinin bitene kadar takip edilerek belli bir düzende her ay kesilmesidir. İcra Kesintilerini diğer kesintilerden ayıran belli durumlar vardır. Şöyleki; genelde toplam bir tutar ve her ay kesilecek oranlar ve bazen de belirli kazanç kalemlerinin tamamının kesilmesi söz konusu olabilmektedir. Örnek 1 : Çalışanın borcu 10,000TL, her ay netinin %25'i kesilecek ve başlangıç ayı Haziran 2009 olacak şekilde mahkeme kararı çıktığını düşünelim; Ekranda, Kesilecek Toplam Tutar alanına 10000 ve Oran % alanına 25 yazılması ve Başlangıç Dönemi alanında Haziran-2009 seçilmesi yeterlidir. Örnek 2 : Çalışanın borcu 10,000TL, her ay netinin %25'i ve kıdem, prim adı altında verilen kazançların tamamının kesilecek ve başlangıç ayı Haziran 2009 olacak şekilde mahkeme kararı çıktığını düşünelim; Ekranda, Kesilecek Toplam Tutar alanına 10000 ve Oran % alanına 25, Başlangıç Dönemi alanında Haziran-2009 yazılması ve "Aşağıdaki Ek Kazançların Tamamından Bu İcra Kesintisi Yapılsın" alanlarında KIDEM ve PRİM ek kazançları alanlarının seçilmesi yeterlidir. Uygulama ilgili kesinti bitene kadar takibe devam edecek ve her ay ilgili kesinti işlem görecektir. Ekranın orta bölümündeki "Bu Kesinti Bittiğinde E-mail Gönderilsin" seçeneği işaretlenir ise; İlgili icra kesintisi bittiğinde 24 nolu E-mail'in gereği yapılacaktır. Bu şekilde örneğin çalışana icra kesintisinin bittiği bilgisi, E-mail ile verilebilir. İKP Sigorta Bu ekranın amacı, çalışan çalışanların İKP sigorta bilgilerinin ( İşveren Katkı Paylı / İşverenin çalışanı adına yaptırıp, ödeme yaptığı ) yani Bireysel Emeklilik, Sağlık, Hayat, Ferdi Kaza, Aile sigortalarının ( BES, HAYAT, SAGLIK, FERDI,AİLE ) düzenlenmesidir. -Liste ekranı üzerinde istediğiniz kayıtı seçip sol tarafta bulunan butonlar yardımı ile İKP sigorta bilgileri üzerinde işlem yapmak mümkündür. -Liste ekranı üzerinde yer alan 'Detay görüntüleme' ikonu vasıtasıyla istenilen kaydın ay bazında İKP sigorta bilgilerini detay şekilde takip etmek mümkündür. Detayda Çıkış Tarihi alanı doldurulmuş ise, uygulama çıkış tarihindeki ay ve yıl sonrasında ilgili sigortaya işlem yapmayacaktır. Not: Bu fonksiyon tamamen İşveren Katkı Paylı Özel Sigorta varsa kullanılacaktır. Eğer işverenin katkısı olmadığı halde, çalışanın bir sigortası varsa bunlar ilgili taksitli kesinti ve muafiyet ekranlarından takip edilmelidir. İKP Sigorta Aylık Bu ekranın amacı, çalışan çalışanın İKP sigorta bilgilerinin ( İşveren Katkı Paylı / İşverenin çalışanı adına yaptırıp, ödeme yaptığı ) yani Bireysel Emeklilik, Sağlık, Hayat, Ferdi Kaza, Aile sigortalarının ( BES, HAYAT, SAGLIK, FERDI, AİLE ) aylık bazda düzenlenmesidir. -Liste ekranı üzerinde istediğiniz kayıtı seçip sol tarafta bulunan butonlar yardımıyla istenen yıl ve aydaki, İKP sigorta bilgileri üzerinde işlem yapmak mümkündür. Not: Bu fonksiyon tamamen İşveren Katkı Paylı Özel Sigorta varsa kullanılacaktır. Eğer işverenin katkısı olmadığı halde, çalışanın bir sigortası varsa bunlar ilgili taksitli kesinti ve muafiyet ekranlarından takip edilmelidir. Muhtelif Muafiyetler Bu ekranın amacı, çalışan çalışanın vergi indirimleri için takip edilecek muafiyet kalemlerinin düzenlenmesidir. ( çalışanın özel şahıs sigortaları, askerlik borçlanması vb ) Muafiyet Çeşidi alanı önemli bir alandır. 04 Özel Sigorta (03 ve 05 kodları kullanılmamalıdır. Bunlar eskiden Eski Yöntem Özel Sigortalar ve BES (Bireysel Emeklilik Sigortaları) için kullanılmaktaydı.) 06 ve sonrası kodlar örneğin Askerlik Borçlanması gibi diğer vergi muafiyeti kalemleri için kullanılabilir. -Liste ekranı üzerinde istediğiniz kayıtı seçip sol tarafta bulunan butonlar yardımıyla muafiyet bazında işlem yapmak mümkündür. -Liste ekranı üzerinde bir çalışana ait o ayın puantaj bilgilerinin tamamını görmek mümkündür. -İstenilen muafiyeti başka bir çalışan üzerine kopyalamak mümkündür. -Muafiyetler istenildiği gibi yıl ve ay bazında tanımlanabildiği gibi dağılım sayısı ve tutar yazılarak da otomatik dağıtım işlemi yapılabilir. Dağılım esnasında kalan küsuratlar daima son aya yansıtılır. Bordroya Esas Bilgi Yükleme Bu ekranın amacı, verilen dosya yapısına (formatına) uygun olarak, diğer sistemlerden veya kullanıcının kendisinin oluşturulduğu csv (excel) dosyalarındaki tahakkuka esas bazı bilgilerin (gelir, kesinti...) sisteme toplu olarak yüklenebilmesini sağlamaktır. ( Entegrasyon ) Not: Excel uygulamasında oluşturulan dosya "Farklı Kaydet" (Save As) seçeneği ile bir csv (comma seperated value) olarak kaydedilmelidir. Örneğin şubelerden yada excel de oluşturulan listelerden belirli zamanlarda bazı gelir (satış primi...) ve kesinti (telefon kesintisi, ilaç kesintisi...) bilgileri merkeze gelebilir ve bunları merkezdeki bir kullanıcı elle teker teker ilgili ekranlara girmek zorunda kalır. Bu durum kullanıcının uzun zamanını alırken, giriş esnasında olası bazı hatalar da gündeme gelebilir. Bu ekran kullanılarak ise gelen bilgiler bir defada ve kullanıcı hatalarına, zaman kaybına yol açmadan sisteme topluca yüklenir. Gelecek bilgilere örnek vermek gerekirse satış primi, bayram parası, telefon kesintisi, kooperatif kesintileri, yardım sandığı kesintileri... gibi. Not: Dosya içerisindeki # (diyez) karakteri ile başlayan satırlar işlem görmezler. Bu satırlar özellikle dosyanın üst bölümlerinde kolon başlıkları olarak kullanılıyor yada dosya içerisinde bazı satırların işlem görmemesi için kullanılıyor olabilir. Not : - Tahakkuku çekilmiş çalışana kayıt atılamaz. - İlgili bilgi daha önce sisteme yüklenmiş ise, dosyadaki yeni bilgi sisteme yüklenmez. Ekrana hatalı bilgi olarak mesaj gelir. Diğer satırlar ise sisteme alınmış olur.
Aynı zamanda yapılan bu işlemler geriye de alınabilir. Ekranın altında okunan kayıt sayısı ve yazılan kayıt sayısı da sistem tarafından bilgi amaçlı gösterilir. Puantaj İşlemleri Puantaj Şablonu adındaki bir excel dosyası ile işlem yapan ekrandır. Ekranda 3 seçenek vardır. Puantaj Şablonu Yükle : Puantaj Şablonu excel dosyası, excel ortamında doldurularak; istenen Gün / Saat, Fazla Mesai, kazanç, kesinti kalemleri HR-Web'e aktarılabilir. Puantaj Şablonu Oluştur : Puantaj Şablonu excel dosyası oluşturulur. Puantaj Sonuç Raporu : Puantaj Şablonu excel dosyası tahakkuk sonuçları da dahil olarak dolu bir şekilde oluşturulur. Tahakkuk İşlemi (Hesaplama / Hesaplamayı Geri Alma) Bu ekranın amacı, çalışanların her türlü puantaj kayıtları, ek kazanç, özel kesinti, taksitli kesinti, avans, ücret gibi bilgileri yardımıyla yasal parametreleri de kullanarak tahakkuk (bordro hesaplama) işlemlerinin yapılmasıdır. Her ay yapılan Maaş Hazırlıkları için aşağıda belirtilen işlemler ve kontroller yapılmalıdır : -Tüm çalışanlara aylık puantaj yüklenmesi yapılır varsa eksik günler düzeltilir ve fazla mesailer işlenir.(Gün / saat ve Fazla Mesai) -Tüm çalışanların Ek Kazanç ve Özel Kesintileri işlenir. (Ek kazanç ve Özel kesinti) -Özel sigorta poliçeleri olan çalışanların muafiyetten yaralanmak için getirdikleri makbuzların işlenmesi.(Muhtelif Muafiyetler) -Taksitli borç para alan çalışanlara ait kesinti tutarlarının işlenmesi. (Taksitli Kesintiler) -Varsa Harcırah hesaplanmasından doğan vergi matrahları işlenir. (Birikmiş Vergi Matrahı Düzeltme veya Bordroya Esas Bilgi Yükleme) -Tahakkuk çalıştırılır.( Tahakkuk) -Kontroller yapılır. -Bordro zarfları hazırlanır. -Kontroller yapılır. -Sonrası raporlar hazırlanır. (Raporlar) -Ödeme işlemleri elden, liste yada banka dosyaları ile yapılır. (Ödeme İşlemleri) Tahakkuk ekranına girildiğinde ilk olarak parametre ekranı açılır. Parametre ekranı, üzerinde işlem yapacağınız sicilleri belirlemek amacıyla kullanılır. Parametre ekranındaki alanların özellikleri şunlardır : -İşyeri : Bu alanın amacı üzerinde işlem yapacağınız işyeri veya işyerlerini belirlemektir. -Sicil : Eğer sadece bir çalışan üzerinde işlem yapılacaksa bu çalışanın sicilini belirlemek amacıyla kullanılır. -Yıl, Ay : Üzerinde işlem yapılacak olan yıl ve ayı belirlemek amacıyla kullanılır. Sistem ön tanım olarak "Uyarlama İşlemleri-Kişisel Parametreler" ekranındaki değerleri getirir. -Tahakkuk Şekli : Ay içinde hangi ödeme için tahakkuk hesaplaması yapılacağını belirlemek için kullanılır. Genelde bir tek ödeme yani "Maaş" kullanılır. -Avans Hesap Adı : İlgili tahakkuk bir "Avans Tahakkuku" ise bu alan hesaplaması yapılacak avansın çeşidini belirlemek için kullanılır. -İzin Tahakkuk Tarihi : Avans hesap adının içinden izin avansına ait işlem seçilmişsse bu alana izin tahakkuk tarihi girilir. Aksi takdirde bu Alana bilgi girilmesine sistem izin vermez. -İzin Başlangıç Tarihi : Avans hesap adının içinden izin avansına ait işlem seçilmiş ise bu alana izin başlangıç tarihi girilir. Aksi takdirde bu Alana bilgi girilmesine sistem izin vermez. -Sabit Kazanç ve Kesintileri Dahil Et : Maaş tahakkukunda standart işaretli diğer tahakkuk şekillerinde işaretsiz gelir. Sicillerde tanımlı olan Sabit Kazanç ve Kesintilerin işlem görüp görmemesini belirler. -Muafiyeti Dahil Et : Maaş tahakkukunda standart işaretli diğer tahakkuk şekillerinde işaretsiz gelir. Sicillerde tanımlı olan Muafiyetler ve İKP Özel Sigortaların işlem görüp görmemesini belirler. -Taksitliyi Dahil Et : Maaş tahakkukunda standart işaretli diğer tahakkuk şekillerinde işaretsiz gelir. Sicillerde tanımlı olan Taksitli Kesintilerin işlem görüp görmemesini belirler. -İKP Dahil Et : Maaş tahakkukunda standart işaretli diğer tahakkuk şekillerinde işaretsiz gelir. Sicillerde tanımlı olan İKP ( İşveren Katkı Paylı Sigorta ) ların işlem görüp görmemesini belirler. -Devreden Sigorta Matrahlarını Dahil Et : Maaş tahakkukunda standart işaretli diğer tahakkuk şekillerinde işaretsiz gelir. 1.Ekim.2008 sonrası geçerli olan tavan üstü sigorta matrahlarının sonraki iki ayda işlem görmesi için çalışır. Üzerinde işlem yapmak istediğiniz kayıtları seçmenin diğer bir yolu da ekran üzerinde yer alan 'Detaylı Arama' butonudur. Bu buton vasıtasıyla belirli bir grup çalışana da tahakkuk yapmanız mümkündür. Yukarıda belirtilen parametre değerleri girip "Kayıt Ara" (dürbün) butonuna bastığınızda sistem verilen parametreler doğrultusunda tahakkuka girecek çalışanı liste ekranına yansıtır. Liste ekranı üzerinde yapılabilecek işlemler : -İstenilen çalışanı seçerek tahakkuk hesaplatmak (HY) mümkündür. -Yapılan tahakkuku istenilen çalışana göre geri almak (HGA) mümkündür. -İstenilen çalışanın puantaj bilgilerini görmek mümkündür. -Hesaplama çalıştırıldıktan sonra çalışanın bordro zarflarını görmeniz mümkündür. -Ekrandaki çalışanda tahakkuk işlemi sonrası : -- Kesilemeyen kesintisi oluşan çalışanı Kırmızı -- Bordro sonucu neti sıfır olan çalışanı Turuncu renklerle takip edebilmek mümkündür. -Yapılan tahakkukla ilgili ekran üzerinde yer alan 'Tahakkuk Kontrol Raporu' butonu vasıtasıyla; Tahakkuk öncesi ve sonrası birçok bilgiyi kontrol amaçlı görmek mümkündür. Örnek : Kimlerin banka bilgileri eksik, kimlerde gün / saat bilgisi yok... gibi Avans işlemleri : Çalışanlara verilecek olan avansın çıkartılabilmesi için aşağıda yer alan adımlar yapılmalıdır. Avans işlemi Tahakkuk ekranında yapılan bir hesaplama olmasına rağmen ara bir işlemdir. Ay sonunda yapıldığı gibi kayıtları kilitlemez. Uyarlama işlemleri ana fonksiyonu altında yer alan Hesaplama ve Formülasyon fonksiyonunda Özel Kesintiler grubu içinde şirketin vereceği avans çeşidinin tanımlanmış ve formülünün belirtilmiş olması gerekir. Genelde iki tip avans uygulaması vardır. 1-Ortalama Avans : Hesap Formülasyon ekranında verilen 'Birim Ücret' çalışanın çalışma günü olarak kabul edilir ve 'Hesap Oranı' kadar orantısal avans tutarı hesaplanır. 2-Nizami Avans : Ay sonu gelmiş gibi nihayi tahakkuk sonucu oluşan netin 'Hesap Oranı' kadar orantısal avans tutarı hesaplanır. Çalışan bilgileri ana fonksiyonu altında yer alan tahakkuka esas diğer bilgiler fonksiyonundan avans alacak / almayacak çalışanın belirlenmiş olması gerekir. Gün / Saat ve Fazla mesai fonksiyonundan avans alacak çalışana puantaj günü yüklenir. (Puantaj kaydı olmak zorundadır. Puantaj kaydı olupda gün belirtilmez ise sistem hesaplama ve formülasyon fonksiyonunda özel Kesintiler grubu içinde tanımlı olan avans çeşidine göre birim ücret alanındaki değeri gün olarak kabul eder.) İkramiye İşlemleri : Sistemde iki türlü ikramiye hesaplama şekli mevcuttur. Birincisi eğer maaşla birlikte ödeniyorsa maaş içinde ek kazanç olarak tanımlanıp hesaplanabilir. İkincisi maaştan ayrı ödeniyorsa ayrı bir ödemeymiş gibi hesaplama işlemi yapılır. Uyarlama işlemleri ana fonksiyonu altında yer alan Hesaplama ve Formülasyon fonksiyonunda Ek kazançlar grubu içinde şirketin vereceği ikramiyenin tanımlanmış ve formülünün belirtilmiş olması gerekir. Birinci adım izleniyorsa ikramiye alacak çalışana ek kazanç ve Özel kesinti fonksiyonu kullanılarak ikramiye ek kazancı işlenir ve normal maaş adımları takip edilir. Gün / Saat ve Fazla mesai fonksiyonundan ikramiye alacak çalışana puantaj günü yüklenir Tahakkuk fonksiyonuna girilerek parametreler belirlenir. parametre ekranında yer alan değerlere aşağıdaki bilgiler girilip.tamam butonuna basıldığında sistem ikramiye verilecek çalışanın kayıtlarını hazırlar. Liste ekran üzerinden istenirse ikramiye verilmesi veya verilmemesi gereken kayıtlar veya buna bağlı düzeltmeler yapılır. Raporlar fonksiyonundan tahakkuk öncesi kontrol raporları grubundan Ek kazanç kontrol raporu çekilerek ilgili kontroller yapılır. Ödeme işlemleri için banka dosyaları veya ödeme listesi hazırlanır. (Ödeme işlemleri fonksiyonundan) Bordro Zarfı Bu ekranın amacı, yapılan tahakkukları kontrol edebilmek ve çalışana verilecek ödemelerin hazırlanması ve basılmasıdır. Ekrana girildiğinde önünüze ilk olarak parametre ekranı açılır. Parametre ekranı, üzerinde işlem yapacağınız kriterleri belirlemek amacıyla kullanılır. Zarf Tipi alanında şunlar seçilebilir : -Matbu / Sürekli Form Bordro Zarfı : Eski tip yazıcılardan alınır. Hazır matbaada basılan sürekli, nüshalı, kopyalı kağıtlara basılır. -Bordro Zarfı (A4) : Ekrana A4 kağıdı formatında PDF olarak gelir. Aynı şekilde yeni tip yazıcılardan kayıp olmadan çıktı alınabilir. -Bordro Zarfı (A4) E-mail : İlgili bordro zarfları çalışanın E-mail adreslerine PDF dosyalar ile gönderilir. Geçerli E-mail adresi çalışanın İş Adresi seçeneğinde girilen E-mail adresidir. Parametreler doğrultusunda bordrosu çıkartılacak çalışan listelenir. Liste ekranı üzerinde yapılabilecek işlemler : -Bordrosu çıkabilecek çalışan sayısını görmek mümkündür. -Listelenen çalışanın puantaj bilgilerini görmeniz mümkündür. -Listelenen çalışanın bordrolarını görmek veya yazdırmak (print) mümkündür. Ödeme İşlemleri Bu ekranın amacı, şirket çalışanlarına gerek banka kanalıyla gerekse elden yapılacak ödemelerin düzenlenebilmesi için ödeme liste ve dosyalarını düzenlemektir. Parametre ekranındaki alanların özellikleri şunlardır : -İşyeri: Üzerinde işlem yapacağınız işyeri veya işyerlerini belirlemektir. -Sicil: Eğer sadece bir çalışan üzerinde işlem yapılacaksa bu çalışanın sicilini belirlemek amacıyla kullanılır. -Yıl, Ay: Üzerinde işlem yapılacak olan yıl ve ayı belirlemek amacıyla kullanılır. Sistem ön tanım olarak "Uyarlama İşlemleri-Kişisel Parametreler" ekranındaki değerleri getirir. -Ödeme Tipi: Yapılacak ödemenin çeşidini belirlemek için kullanılır. -Yapılacak İşlem: Yapılacak ödeme işleminin banka kanalıyla mı yoksa ödeme listesiyle mi yapılacağını belirlemek için kullanılır. -Avans Hesap Adı: Bu alan ödemesi yapılacak avansın çeşidini belirlemek için kullanılır. -Bankadan Ödenmeyenler: Çıkacak ödeme listesinin sadece bankadan ödenmeyenler için çıkmasını sağlamak amacıyla kullanılır. -Sıralama: Çıkacak ödeme listesinin veya banka dosyasının sicil sıralı, hesap sıralı yada şube sıralı olup olmayacağını belirlemek amacıyla kullanılır. -Ödenecek Banka: Bu alan bankada yapılan ödemeler için kullanılan bir alandır. Yapılacak işlem alanından eğer 'banka ödeme dosyası' seçildiyse bu alan doldurulmak zorundadır. Program kendi içerisinde ilgili bankanın banka ödeme dosya (şablon) yapısını bu alandan kaynaklanarak oluşturur. Örnek: Programda standart banka dosya yapıları olarak bazı ön tanımlar yapılmıştır :
-Tahakkuk Tarihi: Bu alan yapılacak ödeme için hangi tarihte tahakkuk yapıldığını belirlemek için kullanılır. Yapılacak işlem alanından eğer 'banka ödeme dosyası' seçildiyse bu alan doldurulmak zorundadır. -Ödeme Tarihi: Bu alan yapılacak ödeme için hangi tarihde ödeme yapılacağını belirlemek için kullanılır.Yapılacak işlem alanından eğer 'banka ödeme dosyası' seçildiyse bu alan doldurulmak zorundadır. -Yabancı ise Para Birimi: Eğer yabancıya ait bir ödeme yapılacaksa ödenecek paranın para birimini belirlemek için kullanılan bir alandır. -Kur Değeri: Eğer yapılacak ödeme yabancıya ait ise bu alana kur değerini belirltmek için kullanılır. İlgili çalışana ödenecek TL tutarı buradan girilen kur değerine bölünür. Üzerinde işlem yapmak istediğiniz kayıtları seçmenin diğer bir yolu da ekran üzerinde yer alan 'Detaylı Arama' butonudur. Bu buton vasıtasıyla belirli bir grup çalışana da tahakkuk yapmanız mümkündür. Yukarıda belirtilen parametre değerleri girip "Kayıt Ara" (dürbün) butonuna bastığınızda sistem verilen parametreler doğrultusunda tahakkuka girecek çalışanı liste ekranına yansıtır. Birikmiş Vergi Matrahı Düzeltme Bu ekranın amacı, çalışanın çeşitli sebeplerle değişebilecek birikmiş vergi matrahı bilgilerinin yeniden düzenlemelerinin yapılmasıdır. Yapılabilecek işlemler : -Liste ekranı üzerinde sadece güncelleme işlemi yapılabilir. -Liste ekranı üzerinde aynı zamanda birden fazla çalışanın matrah bilgilerinde düzeltme yapılabilir. Yapılan düzeltmeler aynı anda 'yeni hali' alanına yansımaktadır. -İstenilen kayıt üzerinde eksiltme veya artırma yapmak mümkündür. Yapılan işlem farkı aynı anda eklenen / çıkarılan tutar alanına yansımaktadır. -Liste ekranında yapılan düzeltmeler aynı anda sisteme yansımaz. "Tamam" butonuna basıldığı anda 'yapılan düzeltmeler sisteme kaydedilecek' mesajıyla kullanıcı uyarılır. Onaylanırsa sisteme güncellemeler yansıtılır. Sigorta Bilgisi Görüntüleme Aktif yıl ve eski yıllara ait, aylık sigorta detaylarının görüntülenebildiği ekrandır. Kıdem / İhbar Tazminatı Bu ekranın amacı, çalışana ödenecek olan kıdem ve ihbar tazminatının hesaplanmasıdır. Ekrana girildiğinde, hesaplaması yapılacak çalışan listelenir. İlgili çalışan seçilip "Tamam" butonuna basıldığında kıdem / ihbar tazminatı hesabına baz olacak parametre ekranı gelir. Bu ekrandaki bilgiler doldurulup "Tamam" butonuna basılırsa aşağıdaki şekilde kıdem tazminatı hesaplaması yapılır ve sistem geriye dönük bir yıllık kıdem tazminatına esas kazanç kalemlerini tespit ederek ekrana tazminat hesabı yapılmış ikinci bir ekran getirir. Bu ekranın amacı sistemde yapılmamış, elden yapılmış olan kıdem tazminatına esas ödemelerin eklenebilmesidir. Kıdem tazminatının "Geçici" veya "Kesin" hesaplamasını yapmak mümkündür. Kesin hesaplaması seçildiğinde sistem hesaplamaları yapıp dosyaya kalıcı olarak atar. Geçici yapılırsa sadece hesaplamayı yapar. İstenirse kıdem tazminatıyla birlikte ihbar tazminatı da hesaplanabilir. Hesaplanması: 1-Çalışanın işten çıkış tarihi bir yılını doldurmadıysa bu çalışana Kıdem Tazminatı hesabı yapılmaz. 2-Kıdem Tazminatına Esas Hizmet Süresi bulunur : Parametre Ekrandan girilen Kıdem Tazminatına Esas Tarih'den çalışanın işe giriş tarihi çıkartılır. Kıdem Tazminatına Esas Hizmet Süresi (GGAAYYYY) (GünGünAyAyYılYıl) bulunur. 3-Kıdem Tazminatına esas kazançlar bulunur. Kişinin çıkış tarihi, geriye doğru bir yılın başlangıç noktası kabul edilir. Çıkış ayında yalnızca bir gün çalışılmış ise çıkış ayından önceki ay başlangıç ayı olarak alınacaktır. Bu başlangıç ayı ile ondan önceki 11 ay içerisindeki Kıdem Tazminatına esas kazançlar tespit edilir ve toplanır. Başlangıç ayı kazanç toplamı için aşağıdaki özel hesap uygulanır. Örneğin (16-05-2005) aylık kazanç toplamı / sigorta gün sayısı x 16 4-Tazminata esas 1 günlük kazanç bulunur : Bulunan her kazanç kalemi (ücret hariç) ayrı ayrı parametre ekranından girilen yıldaki gün sayısına bölünür ve böylece her kazanç için tazminatına esas günlük kazanç bulunur. Ücret ise çalışanının ücret periyodune göre işlemlenir. Şöyle ki ; Eğer çalışan saat ücretli ise çıplak ücret x parametre ekrandan girilen gündeki saat değeri Gündelikli ise çıplak ücret Aylıklı ise çıplak ücret / parametre ekrandan girilen aydaki gün değeri Sonunda bu günlük kazançlar toplanarak Kıdem Tazminatına esas 1 günlük kazanç tespit edilir. 5-Kıdem Tazminatı hesaplanır : a-Tazminat tavan tespiti. Bulunan günlük ücret, parametre ekrandan girilen aydaki gün sayısıyla çarpılır. Çıkan rakam Kıdem Tazminatı Tavanıyla kontrol edilir. Eğer rakam Kıdem Tazminatı Tavanından büyükse, Kıdem Tazminatı Tavanı baz alınır. Eğer rakam Kıdem Tazminatı Tavanından küçükse, bulunan rakam direkt alınır. b-Tazminat Tavanı için bulunan rakam x Tam yıllar = YILLIK Yıldan arta kalan gün x Tazminat Tavanı için bulunan rakam / 365 (Ekrandan girilen yıldaki gün değeri) = GÜNLÜK c-Günlük ve yıllık tutarlar toplanıp (Toplam brüt tutar=Günlük + yıllık) brüt Kıdem Tazminatı tutarı bulunur. Bu rakamdan da damga vergisi kesilerek net ödenecek Kıdem Tazminatı tutarı bulunur. İhbar Tazminatı : Tazminata esas bulunan 1 günlük ücret İhbar önel süresiyle çarpılarak brüt ihbar tazminat tutarı bulunur. Bu brüt rakamda damga ve vergiye tabi tutularak net ödenecek ihbar tazminatı tutarı bulunur. Fazla Mesai Görünümleri Grafiği ve Raporu Ekranda seçilen Yıl ve Fazla Mesai Tipine göre yıllık bazda ilgili fazla mesainin toplam saatini grafiksel olarak veren rapordur. Grafik üzerindeki aylara basıldığında o ayda fazla mesainin hangi organizasyonlarda yapıldığı da ikinci bir grafik olarak görüntülenir. Grafik üzerindeki organizasyonlara basıldığında o organizasyonda fazla mesainin hangi çalışanlarda yapıldığı da liste olarak ayrıca görüntülenir. Muhasebeleştirme HR-Web'de oluşan tahakkuk sonuçlarının (icmal bilgileri diyebiliriz) belli bir yapıda ve kırınımda (işyeri, masraf yeri, gelir, kesinti kodları bazında...) muhasebe ekranlarına akabilmesi için kullanılan ekrandır. HR-Web bir txt dosyası olarak ilgili dosyayı üretmekte ve ortaya bırakmaktadır. Alıcı olan muhasebe tarafı (SAP, ARGUS...) bu dosyayı alarak kendi kontrolleri ile içerisine kaydetmektedir. Burada amaç her ay binlerce satırdan oluşabilecek olan bilgi yığınının hızlı, hatasız ve kullanıcılara zahmet vermeden HR-Web'den Muhasebe Sistemine aktarılması, entegre edilmesidir. İş Emirleri Uzun sürecek Tahakkuk, Bordro Zarfı Basımı gibi bazı işlemlerin gün içinde kullanıcının kendisi yada diğer kullanıcıların hızını kesmemesi adına işlemler İş Emri olarak yapılır. İşlemler kullanıcının istediği bir zamanda bu ekrandan çalıştırılır. İlgili işlem kullanıcının bilgisayarında (client) da değil sunucu (server) üzerinde çalışacağından hem çok daha hızlı çalışır hem de kullanıcının bilgisayarını meşgul etmez. Liste ekranda yer alan iş emri numarası eğer zarfından gelinmiş ise BRZ ile başlar sonrası raporlardan gelinmiş ise BRS ile başlar. Kullanıcı adı iş emrini başlatan kullanıcının adıdır. İşlem Tarihi / Saati ilgili talebin yapıldığı zamanı belirler. İş emri çalıştırıldı ise Çalışma Tarihi / Saati alanı doldurulur. Durum alanı iş emrinin son durumunu gösterir. İş emri hatalı olarak tamamlandı ise Kırmızı renkle gösterilir. Kullanılabilecek butonlar : -İş Emrini Çalıştır : İlgili iş emrini çalıştırır. -Yenile : Çalışan iş emrinin son statüsünü belirlemek için kullanılır.(refresh işlemi) -İptal : İlgili iş emir kaydını silmek, iptal için kullanılır. -Dosya İndir : İş emrinin çalışması sonucunda oluşan raporu görüntülemek, yazdırmak veya dosyalamak amacıyla kullanılır. Not: Kullanıcılar sadece kendi oluşturdukları iş emirlerini görebilirler. Dinamik Sorgulama Aylık Tahakkuk İşlemleri bölümünde girilen birçok bilgiyi kullanıcın kendi isteğine göre dinamik olarak oluşturabildiği bölümdür. Çok sayıda dinamik sorgulama tipi ile girilen eğitim bilgileri rahatlıkla raporlanabilmektedir. Aylık Tahakkuk İşlemleri bölümüne ait Dinamik Sorgulama tipleri ile ilgili detaylı bilgiler için Aylık Tahakkuk İşlemleri Dinamik Sorgulama bağlantısı okunmalıdır. Dinamik Sorgulama hazırlama, kullanma ile ilgili detaylı bilgiler için Dinamik Sorgulama bağlantısı okunmalıdır. AR-GE PDKS Aktarma Yeni Arge Personellerinin PDKS kayıtlarının aktarılması için yapılmıştır. AR-GE PDKS Aktarim.xls Teknokent PDKS Aktarma Bu ekranın amacı, şirketlerin varsa kendi Çalışan Devam Kontrol Sistemlerinden ( Mikado, Barkodes... ) belli bir TXT dosya yapısındaki hazırlanan aylık puantaj bilgilerinin ( çalışanın ay içindeki çalıştığı, çalışmadığı günler,saatler ve fazla mesai detayları ) her ay maaş tahakkukları yapılmadan önce sisteme toplu olarak yüklenmesidir. ( entegrasyon ) Teknokent_PDKS_Aktarim_Gun_Bazli.xls dosyası aktarım için kullanılmalıdır. Bir PDKS programı bulunmayan firmalar puantaj bilgilerini çok rahat HR-Web içerisinde hem toplu olarak hem de sicil sicil "Gün / Saat ve Fazla Mesai" ekranından oluşturabilirler. |